Opći uvjeti izlaganja i sajamski pravilnik

Opći uvjeti izlaganja i sajamski pravilnik

1. Organizator Sajma

Organizator Sajma Zagreb HBT je „Katal media“ d.o.o. (u daljnjem tekstu Organizator). Sajam se organizira na Zagrebačkom velesajmu, Avenija Dubrovnik 15, 10020 Zagreb, Hrvatska.

2. Prijava i potvrda sudjelovanja na Sajmu

Prijava i potvrda sudjelovanja na Sajmu je ugovor o zakupu prostora (u daljnjem tekstu Prijava). Na osnovu zaprimljenih Prijava Organizator vrši raspodjelu izložbenog prostora. Slanjem Prijave Izlagač prihvaća Opće uvjete izlaganja i sajamski pravilnik. Krajnji rok za prijavu na Sajam je 45 dana prije početka Sajma. Nakon primljene Prijave Organizator šalje Izlagaču natrag ovjerenu Prijavu od svoje strane i Ponudu za sudjelovanje na Sajmu Zagreb HBT.

Ukoliko Izlagač u pismenom obliku najavi Organizatoru povlačenje svoje Prijave iz opravdanih razloga najkasnije 30 dana prije početka sajma i ako Organizator to prihvati, Izlagaču će se fakturirati samo 50% ugovorene vrijednosti neuređenog izložbenog prostora. Ako Izlagač povuče svoju prijavu 30 dana i manje do početka sajma Organizator neće prihvatiti otkazivanje, te će Izlagaču naplatiti naručeni prostor i sve do tada izvršene usluge. Ukoliko posebne okolnosti budu tako zahtijevale Organizator ima pravo opozvati potvrđeni i dodijeliti drugi izložbeni prostor i nakon izdane Potvrde o dodijeljenom prostoru.  Ako se iz objektivnih i određenih razloga vrijeme i mjesto održavanja Sajma mora promijeniti, Prijava vrijedi za novi termin ili mjesto održavanja Sajma. Izlagač nema pravo otkazati ili postavljati neke druge zahtjeve, a pogotovo nema pravo tražiti naknadu štete od Organizatora.  Rok za narudžbu ostalih tehničkih usluga je 30 dana prije početka sajma. Organizator ne može prihvatiti otkaz naručenih tehničkih usluga najmanje 15 dana prije početka Sajma. Izlagač ne može ustupiti dodijeljeni izložbeni prostor drugome bez suglasnosti Organizatora.

3. Uvjeti plaćanja

Nakon dospjele Prijave, za naručeni prostor i naručene usluge Organizator će Izlagaču poslati Ponudu za sudjelovanje a nakon uplate po Ponudi i račun. Plaća se u roku navedenom na Ponudi. Nakon završetka Sajma Organizator će dostaviti Izlagaču obračun usluga koje Izlagač eventualno naruči tijekom Sajma. Ako Izlagač ima reklamaciju na dio računa, nesporni dio dužan je platiti u predviđenom roku a reklamaciju na račun dostaviti Organizatoru najkasnije u roku od 10 dana od datuma izdavanja računa i to u pisanom obliku. Naknadni prigovori ne uzimaju se u obzir. I domaćim i inozemnim Izlagačima na neto iznos cijene izložbenoga prostora obračunava se PDV. Inozemni Izlagači imaju pod određenim uvjetima pravo na povrat PDV-a.

Ukoliko dođe do velike razlike u tečaju Organizator ima pravo korigirati cijene.

4. Posebne odredbe

Pravo da odobri obavljanje bilo kakvih djelatnosti na prostoru Sajma Zagreb HBT (uređenje štandova, ugostiteljstvo, prodaja, špedicije, snimanje i sl.) pripada isključivo Organizatoru. Smatra se da je za primanje obavijesti, preuzimanje usluga, odnosno odobrenje narudžbi u ime Izlagača ovlaštena osoba koja je zatečena na štandu, s tim da se u narudžbi, odnosno priznanici, upisuje ime, prezime i broj osobne iskaznice te osobe.

Ekonomsko-propagandne aktivnosti na prostoru Sajma Zagreb HBT:  Zabranjena je svaka reklama koja ometa ostale Izlagače ili posjetitelje, kao i bilo koji oblik političko-propagandne aktivnosti. Za sve reklamne akcije izvan izložbenog prostora Izlagača potrebno je posebno odobrenje Organizatora.

Glazba i buka: Na štandu se ne dopušta uporaba elektronskih uređaja koji proizvode razinu buke veću od 65 decibela. Puštanje glazbe na izlagačkom prostoru podliježe Zakonu o autorskim pravima i Organizator ne preuzima materijalnu odogovornost za nastale obveze na toj osnovi.

Press: Organiziranje PRESS konferencija obvezno se unaprijed prijavljuje Organizatoru da bi se dobila dozvola.

Snimanje: Organizator tijekom pripremnih radova, trajanja Sajma, te u periodu raspremanja nakon samog Sajma smije nesmetano fotografirati, snimati audio-video zapise i filmove te ih koristiti za vlastitu promociju bez autorizacije snimanih osoba ili Izlagača.

5. Izložbeni prostori                                                                

a) Izložbeni prostor otvoreni- neuređeni Izložbeni prostor otvoreni- neuređeni prostor podrazumijeva označenu tlocrtnu površinu u paviljonu, bez ikakvih priključaka. Površinu označava Organizator i izlagač se obvezuje poštivati označeni prostor. Svaki započeti četvorni metar računa se kao 1 m2. Cijena 1m2 iznosi 300,00 kn + PDV.

b) Osnovni izložbeni i reklamni prostor Osnovni izložbeni prostor podrazumijeva prostor minimalno opremljen tepihom te pregradnim stijenama najveće dopuštene visine do 250 cm (uključujući i natpise), odvojen prema susjednim štandovima. Cijena 1m2 iznosi 610,00 kn + PDV.

c) Uređeni izložbeni i reklamni prostor Uređeni izložbeni prostor podrazumijeva prostor opremljen i izrađen po specifikacijama za ponuđene štandove: 9m2, 12m2 i 15m2.  Uređeni izložbeni i reklamni prostori podrazumijevaju prostor opremljen sljedećim: pregradne stijene, tepih, info pult, stol, 2-4 stolice (zavisno o d kvadrature), natpisna ploča, natpis izlagača, barska stolica, osvjetljenje (reflektor), utičnica, paušal za struju. Cijena 1m2 iznosi 710,00 kn + PDV.

Može se uzeti i druga kvadratura osim ovih tipiziranih štandova a koja odgovara Izlagaču. Cijena po m2 je ista i iznosi 710,00 kn + PDV. Osnovni namještaj ulazi u cijenu.

Izlagač zauzima prostor nakon što mu Organizator izda dozvolu za rad. Ako Izlagač ne počne uređivati izložbeni prostor najkasnije 36 sati prije otvaranja Sajma, smatra se da izložbeni prostor nije zauzet, pa Organizator ima pravo raspolagati tim izložbenim mjestom, odnosno urediti ga na teret Izlagača. Priprema i raspremanje izložbenog prostora može početi u skladu s terminom navedenim u Uputama za Izlagače. Na zahtjev Izlagača Organizator može odobriti uređenje izložbenog prostora i ranije, s tim da će zaračunati posebne troškove. Raspremanje izložbenog prostora može započeti nakon službenog završetka Sajma. Ukoliko Izlagač započne sa raspremanjem izložbenog prostora prije službenog završetka sajma Organizator će Izlagaču zaračunati penale u iznosu od 10 EUR/m2 na ime narušavanja sadržaja i izgleda Sajma. Izlagač je dužan dovesti izložbeni prostor u prvotno stanje u zadanom roku. Ukoliko to ne učini Organizator će raspremiti i uskladištiti materijal na trošak Izlagača.

6. Reklamni prostor

Reklamni prostor podrazumijeva svaku površinu izvan izložbenog prostora, kao i onu koja prelazi visinu od dopuštenih 250 cm, uz uvjet da visina ne smeta ostalim Izlagačima te da je stručna služba Organizatora dala svoje odobrenje. Reklamni prostor naplaćuje se u skladu s važećim cjenikom Sajma.

7. Dozvola za izgradnju izložbenog prostora

Dozvola za izgradnju izložbenog prostora izdaje se ovjerom projekta. Pod projektom se podrazumijeva skica ili druga projektna dokumentacija tehnički izrađena i ovjerena te usklađena sa “Pravilnikom o uređenju izložbenog prostora”. Projekt se podnosi na odobrenje Organizatoru najkasnije 30 dana prije početka sajma. Ako Izlagač, odnosno ovlašteni izvođač radova, započne izložbeni i reklamni prostor uređivati bez odobrenja, Organizator će zabraniti daljnje radove i ukloniti izrađeni dio na teret Izlagača. Izlagač je dužan pridržavati se propisa o zaštiti na radu i tehničkih propisa pri izradi štandova.

8. Ostale tehničke informacije

a) Priključci

Sve priključke instalacija obavlja isključivo Organizator.

b) Uporaba električne energije

Uporaba električne energije obračunava se paušalno i iznosi s priključkom 750,00 kn + PDV po jednom izložbenom prostoru.

c) Dopuštenje prolaska instalacija kroz izložbeni prostor

Izlagač mora dopustiti prolaz cijevi i ostalih instalacija potrebnih za tehničko i dekorativno uređenje paviljona ili izložbenog prostora drugog Izlagača.

d) Opterećenje štanda

Najveće opterećenje poda u prizemlju može biti 10 tona na m2, a na katu i galeriji 0,5 tona na m2. Učvršćivanje, vješanje i ljepljenje na zidove, stropove i podove nije dopušteno.

e) Rokovi za izradu štandova

Radovi na uređenju izložbenog i reklamnog prostora moraju se dovršiti dan prije otvorenja sajma i to najkasnije do 12 sati. Ako se taj rok ne poštuje, Organizator je ovlašten da preostale radove povjeri drugom izvođaču na trošak Izlagača.

f) Reklamacije na štandove

Reklamacije zbog eventualnih nedostataka izložbenog prostora ili štanda moraju se javiti Organizatoru pismenim putem nakon preuzimanja štanda, ali najkasnije do 12 sati posljednjeg dana priprema. Naknadne se reklamacije ne mogu uzeti u razmatranje.

g) Otpad

Otpad kao i štetan i opasan otpad Izlagač je dužan, u skladu sa Zakonom o zaštiti okoliša, odvesti na za to određena odlagališta, odnosno obični otpad u za to predviđena odlagališta. Izlagač je odgovoran za svu štetu prouzročenu štetnim i opasnim otpadom, kao i običnim otpadom.

h) Pojam Izlagač

Pod pojmom “Izlagač” smatraju se i osobe koje rade prema nalogu i za račun Izlagača.

9. Ostale sajamske usluge

a) Čuvanje i osiguranje

U cijenu izložbenog prostora uključena je usluga osnovnog noćnog čuvanja prostora izvan radnog vremena Sajma. Izlagači mogu od Organizatora naručiti dodatno čuvanje svoga izložbenog prostora tijekom radnog vremena Sajma. Za neizvršeno osiguranje izložaka i ostale imovine Organizator ne preuzima odgovornost, već iznos nastale štete pada na teret Izlagača. Izlagač je dužan tijekom radnog vremena Sajma čuvati i osigurati svoj štand sa pripadajućim stvarima od krađe, štete i uništenja. Šteta koju Izlagač prouzroči Organizatoru ili drugim Izlagačima, nadoknađuje je u skladu sa zakonima i propisima Republike Hrvatske. U slučaju nastanka štete (krađa, oštećenje i sl.) Izlagač je dužan nastalu štetu u najkraćem roku prijaviti nadležnoj policijskoj postaji.

b) Izlagačke iskaznice

Izlagačke iskaznice vrijede od prvog dana pripreme sajma do zadnjeg dana raspremanja. Broj pripadajućih iskaznica ovisi o veličini zakupljenog prostora. Za štand veličine do 10 m2- 2 iskaznice; 10- 20 m2 ili otvoreni prostor do 50 m2 – 4 iskaznice, a za svakih daljnjih 20 m2, odnosno 50 m2 otvorenog prostora, po jedna.

c) Prisutnost na štandu

Tijekom radnog vremena sajma Izlagač mora imati osobu ili osobe na štandu koje su zadužene za prezentiranje usluga i proizvoda koje Izlagač nudi. Izlagačeva obaveza je da Posjetitelji na štandu tijekom radnog vremena stalno mogu dobiti informacije koje traže ili trebaju od Izlagača.

d) Reguliranje prodaje

Izravna prodaja na izložbenim prostorima je dozvoljena, a Izlagači su dužni u skladu sa zakonskim propisima Republike Hrvatske pripremiti svu potrebnu dokumentaciju i uređaje (fiskalni uređaji) koje zahtijevaju nadležne inspekcijske službe.

Organizator nije odgovoran za nepotpunu dokumentaciju i uređaje, već je za to u potpunosti odgovoran Izlagač.

e) Katalog izlagača

Uvrštenje u katalog je obvezno. Izlagač je dužan dostaviti Organizatoru podatke za unos u katalog 60 dana prije početka Sajma. Ako Izlagač ne dostavi podatke za unos u katalog po datoj specifikaciji, Organizator će unijeti u katalog osnovne podatke iz Prijave izlaganja. Izlagač je dužan autorizirati reklamu, a nakon autorizacije Organizator ne odgovara za moguće pogrešne podatke. Sponzori i ostali poslovni subjekti koji se reklamiraju u katalogu, također su dužni autorizirati reklamu a nakon autorizacije Organizator ne odgovara za moguće pogrešne podatke.

f) Ustupanje i podnajam izložbenog prostora

Izlagač ne može ustupiti dodijeljeni izložbeni prostor drugome ili ga dati u podnajam bez suglasnosti Organizatora.

10. Završne odredbe

Svaki Izlagač dobiti će Upute za izlagače, Opće uvjete izlaganja i sajamski pravilnik koji su obvezatni za svakog Izlagača.  Za svako nepoštivanje Općih uvjeta izlaganja i nepridržavanja Uputa za Izlagače od strane Izlagača, Organizator ima pravo udaljiti Izlagača sa Sajma, bez naknade štete. U slučaju spora između Izlagača i Organizatora nadležan je sud u Zagrebu.